Politique de confidentialité

1. QUI NOUS SOMMES

9570-1454 Québec inc., faisant affaire sous le nom de Nubia Hub (« Nubia », « nous », « notre », « nos »), est l'entité responsable des renseignements personnels recueillis par l'entremise :

• Du site Web www.nubiahub.ca;
• De l'application mobile Nubia Hub (iOS et Android); et
• De tout autre produit, fonctionnalité ou service qui renvoie à la présente Politique de confidentialité (collectivement, les « Services »).

Responsable de la protection des renseignements personnels. Nous avons désigné notre chef de la direction à titre de Responsable de la protection des renseignements personnels conformément à l'article 3.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) (la « Loi sur la protection des renseignements personnels du Québec », aussi connue sous le nom de « Loi 25 »). Vous pouvez joindre notre Responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse suivante :

legal@nubiahub.ca

9570-1454 Québec inc. 4388 Saint-Denis, suite 200, H2J2L1 Montréal, Québec, Canada

La présente Politique de confidentialité est intégrée aux Conditions d'utilisation du Client et à l'Entente du Pro, dont elle fait partie intégrante.

2. PORTÉE

La présente Politique de confidentialité s'applique aux renseignements personnels que nous recueillons auprès :

• Des Clients qui utilisent les Services pour découvrir et réserver des services de beauté;
• Des Pros (professionnels de la beauté indépendants, salons et entreprises) qui répertorient des services et acceptent des Réservations;
• Des personnes dont un Pro ajoute les renseignements aux Services à titre de client du Pro (Section 3.4);
• Des visiteurs de notre site Web; et
• De toute personne qui communique avec nous.

Elle ne s'applique pas aux renseignements recueillis par les Pros indépendamment des Services (par exemple, les renseignements que vous communiquez directement à un Pro, hors plateforme), ni par les services tiers vers lesquels nous renvoyons ou avec lesquels nous nous intégrons (lesquels disposent de leurs propres politiques de confidentialité).

3. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS RECUEILLONS

Nous ne recueillons que les renseignements dont nous avons besoin pour fournir les Services. Les catégories ci-dessous expliquent ce que nous recueillons et d'où ces renseignements proviennent.

3.1 Renseignements que vous nous fournissez

3.2 Renseignements recueillis automatiquement lorsque vous utilisez les Services

3.3 Renseignements que nous recevons de tiers

Nous n'achetons pas de renseignements personnels auprès de courtiers en données.

3.4 Clients ajoutés par les Pros

Un Pro peut ajouter ses propres clients aux Services, par exemple en important une liste de clients ou en saisissant les renseignements d'un client sans rendez-vous. Pour ces renseignements, le Pro décide de ce qu'il ajoute et en demeure responsable; nous les détenons et les traitons pour le compte du Pro, uniquement pour fournir les Services à ce Pro. Ces clients demeurent les clients du Pro. Si vous êtes l'un d'eux, vous pouvez communiquer avec le Pro, ou avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels à legal@nubiahub.ca, pour accéder à vos renseignements ou les corriger.

4. POURQUOI NOUS LES RECUEILLONS (FINALITÉS)

Nous utilisons vos renseignements personnels aux fins suivantes :

1. Exploitation des Services — créer et gérer votre compte, répertorier des services, traiter les Réservations, envoyer des confirmations de réservation, gérer les annulations et les remboursements, afficher les reçus fiscaux.
2. Paiements — traiter les paiements des Clients, payer les Pros, calculer les frais, gérer les pourboires, traiter les remboursements et les rétrofacturations, se conformer aux règles antifraude et de lutte contre le blanchiment d'argent.
3. Communications — messages transactionnels (confirmations de réservation, rappels, alertes de sécurité du compte, réinitialisations de mot de passe, avis de différends). Avec votre consentement distinct et exprès, nous pouvons également vous envoyer des communications de marketing ou de promotion. Vous pouvez vous désinscrire du marketing à tout moment.
4. Fonctionnalités optimisées par l'IA — générer des suggestions de scan capillaire, traduire les fiches et profils des Pros, et vérifier les commentaires avant leur publication (Section 7).
5. Soutien à la clientèle et résolution des différends — répondre aux questions, résoudre les problèmes, traiter les différends entre Clients et Pros.
6. Confiance, sécurité et prévention de la fraude — détecter les paiements frauduleux, les comptes abusifs, les faux avis, le harcèlement, les pourriels et toute autre activité préjudiciable; vérifier si les commentaires contiennent du contenu préjudiciable (Section 7); permettre aux Pros de consigner les absences et d'empêcher des Clients de réserver auprès d'eux (Section 5.1); vérifier les Pros et leurs renseignements.
7. Amélioration des Services — analyser la manière dont les utilisateurs interagissent avec les Services afin d'améliorer les fonctionnalités, de corriger les bogues et de développer de nouvelles fonctionnalités. Dans la mesure du possible, nous utilisons des données agrégées ou anonymisées à cette fin.
8. Conformité légale — se conformer au droit applicable, y compris les règles canadiennes de déclaration fiscale des plateformes (projet de loi C-47), le versement des taxes, la loi anti-pourriel (LCAP), la loi sur la protection de la vie privée (Loi 25 / LPRPDE) et les demandes légales des autorités.
9. Opérations commerciales — comptabilité d'entreprise, audits, assurances, résolution des différends et protection de nos droits légaux.

Nous n'utiliserons pas vos renseignements personnels à des fins sensiblement différentes de celles énoncées ci-dessus sans vous en informer et, lorsque la loi l'exige, sans obtenir votre consentement.

5. COMMENT NOUS PARTAGEONS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous ne partageons des renseignements personnels que lorsque cela est nécessaire à l'exploitation des Services ou lorsque la loi l'exige. Nous ne vendons pas de renseignements personnels.

5.1 Avec les Pros (lorsque vous êtes un Client)

Lorsque vous réservez un service, nous communiquons au Pro les renseignements dont il a besoin pour le fournir : votre nom, le service réservé, la date et l'heure, le lieu (votre adresse pour les services mobiles ou le salon pour les services en salon) et toute note que vous avez ajoutée. Nous pouvons également communiquer votre numéro de téléphone afin que le Pro puisse vous joindre au sujet du rendez-vous. Les Pros sont contractuellement tenus d'utiliser ces renseignements uniquement pour fournir le service réservé et de ne pas vous faire de marketing hors plateforme sans votre consentement distinct conforme à la LCAP (voir la Section 18 de l'Entente du Pro).

Absences et blocages. Un Pro peut consigner que vous ne vous êtes pas présenté à un rendez-vous et peut vous empêcher de réserver auprès de lui. Ces dossiers demeurent chez ce Pro : ils sont visibles par le Pro et son personnel, et par vous (un rappel de vos absences peut vous être affiché lorsque vous réservez auprès de ce Pro). Ils ne sont pas communiqués aux autres Pros.

5.2 Avec les Clients (lorsque vous êtes un Pro)

Les Pros que nous publions sur les Services disposent de profils publics (nom de l'entreprise, services, lieu, photos, avis). Les Clients les voient. Vos renseignements bancaires personnels, vos numéros d'identification fiscale et vos autres renseignements sensibles ne sont pas communiqués aux Clients.

5.3 Avec des fournisseurs de services

Nous comptons sur des fournisseurs de services de confiance pour exploiter les Services. Ils n'accèdent qu'aux renseignements dont ils ont besoin et uniquement aux fins que nous leur indiquons.

• Stripe Payments Canada, Ltd. — traitement des paiements, connaissance du client (KYC) pour les Pros, versements, remboursements, rétrofacturations. Stripe agit selon ses propres pratiques de confidentialité.
• Fournisseurs d'hébergement infonuagique et d'infrastructure — pour héberger l'application, les bases de données et les sauvegardes.
• Fournisseurs de communications — pour envoyer des courriels transactionnels et des notifications poussées.
• Fournisseurs d'analytique et de signalement de plantages — pour nous aider à comprendre l'utilisation du produit et à corriger les erreurs. Nous visons à utiliser ici des données anonymisées ou pseudonymisées lorsque cela est réalisable.
• Outils de soutien à la clientèle — pour gérer les billets de soutien et les différends.
• Fournisseurs de services d'IA tiers — pour alimenter l'analyse de scan capillaire, la modération des commentaires et la traduction automatique (Section 7).
• Conseillers professionnels — comptables, avocats, auditeurs, assureurs soumis à des obligations de confidentialité.

Lorsque les fournisseurs de services sont situés à l'extérieur du Québec, les règles relatives aux transferts transfrontaliers énoncées à la Section 6 s'appliquent.

5.4 Avec l'Agence du revenu du Canada (Pros seulement)

En vertu des règles canadiennes de déclaration fiscale des plateformes, nous sommes tenus de déclarer annuellement à l'Agence du revenu du Canada (et à toute autre autorité fiscale lorsque la loi l'exige) la contrepartie versée par l'entremise des Services à chaque Pro visé, ainsi que les renseignements d'identification que nous recueillons à cette fin. Nous fournirons à chaque Pro une copie de la déclaration chaque année.

5.5 Pour des raisons légales

Nous pouvons partager des renseignements personnels lorsque nous croyons raisonnablement que cela est nécessaire pour :

• Nous conformer à une loi, à un règlement, à une ordonnance judiciaire, à une assignation ou à toute autre procédure légale;
• Répondre aux demandes légales des autorités publiques (y compris les forces de l'ordre, les autorités fiscales et les organismes de réglementation);
• Faire respecter nos ententes (Conditions d'utilisation du Client, Entente du Pro);
• Protéger les droits, les biens ou la sécurité de Nubia, de nos utilisateurs ou du public;
• Détecter, prévenir ou traiter la fraude, les problèmes de sécurité ou les problèmes techniques.

5.6 Transfert d'entreprise

Si Nubia participe à une fusion, à une acquisition, à un financement, à une réorganisation ou à la vente de la totalité ou d'une partie de ses actifs, des renseignements personnels peuvent être transférés dans le cadre de cette transaction. Nous exigerons du destinataire qu'il respecte les engagements énoncés dans la présente Politique de confidentialité ou nous vous informerons de tout changement important quant à l'utilisation de vos renseignements.

5.7 Avec votre consentement

Nous partageons des renseignements personnels à toute autre fin avec votre consentement.

6. TRANSFERTS TRANSFRONTALIERS

Vos renseignements personnels peuvent être traités et stockés au Canada et aux États-Unis.

Certains de nos fournisseurs de services (y compris l'infrastructure d'hébergement, le traitement des paiements, les communications, les fournisseurs d'IA et l'analytique) exploitent des serveurs dans ces territoires. Les protections juridiques applicables aux renseignements personnels aux États-Unis peuvent différer de celles en vigueur au Québec, et les autorités américaines peuvent, dans certaines circonstances, avoir accès aux renseignements personnels stockés sur des serveurs américains en vertu du droit américain.

Conformément à la Loi 25, avant de transférer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée qui tient compte :

• De la sensibilité des renseignements;
• Des fins de leur utilisation;
• Des mesures de protection (y compris les garanties contractuelles) dont ils bénéficieraient; et
• Du cadre juridique du territoire de destination.

Nous utilisons des garanties contractuelles avec nos fournisseurs de services (généralement des clauses types de protection des données) afin de veiller à ce que les renseignements reçoivent un niveau de protection équivalent à celui exigé par le droit québécois.

7. FONCTIONNALITÉS OPTIMISÉES PAR L'IA

Les Services comprennent les fonctionnalités optimisées par l'IA suivantes :

• Analyse de scan capillaire — suggère votre type de cheveux à partir d'une photo que vous soumettez.
• Modération des commentaires — avant qu'un commentaire soit publié dans la galerie, son texte est vérifié automatiquement afin de détecter le contenu préjudiciable (comme le harcèlement, la haine, la violence ou le contenu sexuel). Un commentaire signalé n'est pas publié, et nous en conservons une trace afin de prévenir les abus. Si vous pensez qu'un commentaire a été bloqué par erreur, communiquez avec nous à info@nubiahub.ca.
• Traduction automatique — le texte des fiches et profils des Pros (par exemple, les descriptions de services et de produits) peut être traduit automatiquement entre le français et l'anglais.

Pour ces fonctionnalités :

• Le contenu (une photo ou un texte) est transmis à un fournisseur de services d'IA tiers, qui peut le traiter sur des serveurs situés à l'extérieur du Québec, y compris aux États-Unis;
• Le fournisseur renvoie un résultat (une suggestion de type de cheveux, une décision de modération ou une traduction) et nous l'utilisons de la manière décrite ci-dessus;
• Nous ne conservons pas les photos utilisées uniquement pour l'analyse de scan capillaire par IA au-delà de ce qui est nécessaire pour générer le résultat. Les photos ne sont pas stockées dans notre base de données ni utilisées pour entraîner des modèles d'IA;
• Les suggestions et les traductions de l'IA sont fournies à titre informatif seulement; les suggestions de type de cheveux ne constituent pas un avis professionnel ni un diagnostic;
• L'analyse de scan capillaire est facultative. Vous pouvez utiliser les Services sans elle.

Nous pouvons ajouter ou changer de fournisseurs d'IA de temps à autre. Les changements importants quant à la manière dont nous traitons les renseignements personnels au moyen des fonctionnalités d'IA seront communiqués dans le cadre des mises à jour de la présente Politique de confidentialité.

Lorsque nous prenons une décision à votre sujet fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements personnels, nous, conformément à la Loi 25 :

• Vous informerons que la décision a été prise par des moyens automatisés, au plus tard au moment où nous vous informons de la décision;
• Sur demande, vous indiquerons les renseignements personnels utilisés ainsi que les raisons, les principaux facteurs et les paramètres ayant mené à la décision;
• Vous permettrons de faire rectifier ces renseignements, de présenter des observations et de demander la révision de la décision par une personne.

La modération des commentaires (ci-dessus) est une telle décision : lorsqu'un commentaire n'est pas publié, l'Application vous en informe à ce moment. Pour exercer ces droits, communiquez avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels à legal@nubiahub.ca. Nous n'utilisons pas la prise de décision automatisée pour toute autre décision à votre sujet. Si nous adoptons une telle utilisation à l'avenir, nous mettrons à jour la présente Politique.

8. TÉMOINS ET TECHNOLOGIES SIMILAIRES

Les Services utilisent des témoins, des SDK mobiles et des technologies similaires à des fins notamment :

• Strictement nécessaires — vous garder connecté, mémoriser votre préférence linguistique, sécuriser la session;
• Analytiques — mesurer l'utilisation et la performance du produit;
• De signalement des plantages et des erreurs — diagnostiquer les problèmes.

Les technologies strictement nécessaires fonctionnent par défaut. Lorsque nous utilisons des technologies non essentielles d'analytique ou de marketing, nous obtiendrons votre consentement conformément au droit applicable et vous pourrez le retirer au moyen des paramètres de l'application ou des paramètres de confidentialité de votre appareil.

L'application mobile peut également utiliser des identifiants au niveau du système d'exploitation (p. ex., l'IDFA d'Apple, l'identifiant publicitaire d'Android). Sur iOS, nous suivons le cadre de transparence du suivi des applications (App Tracking Transparency) d'Apple et demandons l'autorisation avant tout suivi à travers d'autres applications et sites Web.

9. VOS DROITS

Sous réserve du droit applicable, vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels.

9.1 Droit d'accès

Vous pouvez nous demander de confirmer si nous détenons des renseignements personnels vous concernant et d'en recevoir une copie.

9.2 Droit de rectification

Vous pouvez nous demander de corriger des renseignements personnels inexacts, incomplets ou périmés. La plupart des champs accessibles aux Clients peuvent être modifiés directement dans l'application.

9.3 Droit à la suppression (droit à l'oubli)

Vous pouvez nous demander de supprimer des renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, lorsque le consentement est le seul fondement juridique et que vous l'avez retiré, ou dans les autres cas prévus par la loi. Nous pouvons conserver des renseignements lorsque la loi l'exige (par exemple, les dossiers fiscaux pendant 7 ans), pour défendre une réclamation légale ou aux fins de prévention de la fraude.

9.4 Droit à la portabilité des données (renseignements personnels informatisés)

Vous pouvez nous demander de vous fournir certains renseignements personnels que vous nous avez communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou de les transmettre directement à un autre organisme lorsque cela est techniquement possible.

9.5 Droit au désindexage ou au réindexage

Vous pouvez nous demander de cesser de diffuser des renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien donnant accès à ces renseignements lorsque leur diffusion vous cause un préjudice grave qui n'est pas justifié par l'intérêt public.

9.6 Droit de retirer son consentement

Lorsque nous nous fondons sur votre consentement pour traiter des renseignements personnels, vous pouvez le retirer à tout moment. Le retrait du consentement n'a pas d'incidence sur la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

9.7 Droit de s'opposer à la prise de décision automatisée

Voir la Section 7.

9.8 Comment exercer vos droits

Communiquez avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse legal@nubiahub.ca en y joignant votre demande. Pour vous protéger, nous pourrions devoir vérifier votre identité avant de donner suite à une demande. Nous répondrons dans un délai de 30 jours. Lorsque la demande est complexe ou nombreuse, nous pouvons prolonger le délai de réponse et vous en informer.

La première demande dans un contexte donné est gratuite. Lorsque les demandes sont manifestement infondées ou excessives, nous pouvons exiger des frais raisonnables ou refuser d'y donner suite, conformément au droit applicable.

9.9 Droit de porter plainte

Si vous êtes insatisfait de la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, vous avez le droit de déposer une plainte auprès :

• De la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) — pour les résidents du Québec (cai.gouv.qc.ca); et/ou
• Du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) — pour les questions fédérales (priv.gc.ca).

Nous vous encourageons à communiquer d'abord avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels afin que nous puissions tenter de résoudre votre préoccupation.

10. CONSERVATION

Nous ne conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins énoncées dans la présente Politique de confidentialité ou tel qu'exigé par la loi. Périodes de conservation indicatives :

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires et ne sont pas assujettis à une obligation légale de conservation, nous les détruisons ou les anonymisons.

11. SÉCURITÉ

Nous utilisons des mesures de protection administratives, techniques et physiques raisonnables pour protéger les renseignements personnels, y compris le chiffrement en transit (TLS), le chiffrement au repos des données sensibles, des contrôles d'accès, des permissions fondées sur les rôles, la journalisation d'audit et la séparation des données de production. Les renseignements relatifs aux cartes de paiement sont gérés par Stripe selon les normes PCI-DSS.

Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est sûre à 100 %. Bien que nous nous efforcions de protéger vos renseignements, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue. Si vous soupçonnez un accès non autorisé à votre compte, communiquez immédiatement avec nous à info@nubiahub.ca.

12. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ (ATTEINTES À LA PROTECTION DES DONNÉES)

Si nous subissons un incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux pour vous, nous, conformément à la Loi 25 et à la LPRPDE :

• Prendrons des mesures raisonnables pour réduire le risque;
• Aviserons la Commission d'accès à l'information (CAI) ainsi que toute personne concernée dans les meilleurs délais;
• Aviserons, lorsque cela est requis, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada;
• Tiendrons un registre des incidents.

Si vous croyez que vos renseignements ont été compromis, communiquez avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse legal@nubiahub.ca.

13. ENFANTS ET MINEURS

Les Services sont destinés aux utilisateurs âgés de 18 ans ou plus. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de toute personne de moins de 18 ans qui s'inscrit pour un compte.

Un Client âgé de 18 ans ou plus peut réserver un service pour un mineur dont il a la charge. Dans ce cas, l'adulte est la partie contractante et est responsable de tout renseignement personnel concernant le mineur qu'il fournit. Les adultes ne doivent pas téléverser de photos de mineurs sans autorisation légale.

En vertu de la Loi 25, les renseignements personnels d'un mineur de moins de 14 ans ne peuvent être recueillis qu'avec le consentement d'une personne ayant l'autorité parentale, sauf lorsque la collecte est manifestement au bénéfice du mineur. Parce que nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès de mineurs et que les adultes sont les parties contractantes pour les mineurs dont ils ont la charge, nous ne recueillons généralement pas de renseignements personnels de mineurs de moins de 14 ans. Si nous découvrons que nous l'avons fait, nous les supprimerons promptement.

14. COMMUNICATIONS MARKETING

Nous envoyons des communications transactionnelles (confirmations de réservation, rappels, alertes de sécurité du compte, avis de différends) parce qu'elles sont nécessaires à la prestation des Services que vous avez demandés. Ce ne sont pas des messages électroniques commerciaux au sens de la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) et elles ne nécessitent pas de consentement distinct.

Nous n'envoyons des communications de marketing ou de promotion qu'avec votre consentement exprès et distinct d'adhésion, recueilli à l'extérieur des Conditions d'utilisation (généralement au moyen d'une case à cocher non pré-cochée dans les paramètres de votre compte ou dans le processus d'inscription). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment au moyen des paramètres de votre compte, en cliquant sur les liens de désabonnement dans nos courriels ou en écrivant à info@nubiahub.ca.

Nous n'envoyons pas de SMS.

15. LIENS ET CONTENU DE TIERS

Les Services peuvent contenir des liens vers des sites Web et des services de tiers. La présente Politique de confidentialité ne s'applique pas à ces tiers. Nous vous encourageons à consulter leurs politiques de confidentialité avant de leur communiquer des renseignements.

16. MODIFICATIONS À LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre. La date de « Dernière mise à jour » est révisée lorsque les modifications entrent en vigueur.

Pour les modifications importantes (telles que de nouvelles catégories de renseignements personnels, de nouvelles fins qui élargissent sensiblement l'utilisation de vos renseignements, de nouveaux destinataires ou des changements à vos droits), nous fournirons un préavis par courriel et/ou par avis dans l'application et, lorsque cela est requis, obtiendrons votre consentement renouvelé.

17. LANGUE

La présente Politique de confidentialité est disponible en français et en anglais. La version française est la version qui fait foi. En cas de conflit ou d'incohérence entre les versions française et anglaise, la version française prévaut.

La présente Politique de confidentialité est disponible en français et en anglais. La version française est la version qui fait foi. En cas de divergence entre les versions française et anglaise, la version française prévaut.

18. CONTACT

Responsable de la protection des renseignements personnels / Loi 25 / questions de confidentialité et demandes d'exercice de droits : legal@nubiahub.ca

Soutien à la clientèle général : info@nubiahub.ca

Adresse postale : 9570-1454 Québec inc. 4388 Saint-Denis, suite 200, H2J2L1 Montréal, Québec, Canada